事務職に異動!!初めての「EXCEL」、覚えることは?

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転職や異動で事務職に就くと、EXCELを使うことが多くなります。

ですが、EXCEL勉強しようとしても、以下のように感じたことはないでしょうか?

  • EXCELは機能が多くて覚えきれない
  • 何から学べば良いのかわからない
  • 仕事で使う機能はどれ?

このページではそのような悩みを持つ方に向けて、これから仕事でEXCELを使う人が覚えておいて欲しい機能を解説します。

もちろん企業により必要とされるスキルは違います。

ここでは、最低限必要と思われる機能を紹介しています。

この記事を読むことで、EXCELどのような機能を学べば仕事に役立つのかが理解できます。

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まずは、EXCELの基本コマンドを覚えてください

あたりまえの話ですが、EXCELを使用するにはまずは基本操作を覚えてください。

「新規作成」、「ファイルを開く」、「ファイルを保存する」などの基本的なEXCELのコマンドです。

また文字入力などのパソコンの基本操作も覚えておいてください。

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罫線を使った表は使用頻度が高い

簡単なもので良いので罫線を使った表を作れるようになってください。

項目に合わせて列の幅や行の高さを変えてみてたり、見やすいように文字の大きさや文字色、背景色を変えてみるのも良いでしょう。

初心者向け、EXCELで罫線を使った簡単な表の作り方

少し慣れたら見栄えの良いおしゃれな表にチャレンジしてください。

罫線の太さや種類、罫線の色を変えるとぐっとイメージが良くなります。

計算式を使ってみる

Wordのように文章をまとめる為だけにExcelを使うのであれば計算式は必要ありませんが、資料を表にまとめるといった、Excel本来の使い方をするには計算式が必要になります。

もちろん難しい話ではありません、足し算や引き算などの計算式をそのまま入力してください。

便利なEXCELコマンドも学んでおいてください

EXCELには「ファイルを開く」、「ファイルを保存する」などの基本的なコマンド以外にも、たくさんのコマンドがあります。

コマンドはツールバーから選択する方法や右クリックで実行する方法があります。

「コピー」や「貼り付け」、「フィルター機能」などは覚えておいたほうが良いEXCELコマンドです。

おすすめは以下のコマンドです。

  • コピー
  • 切り取り
  • 貼り付け
  • フィルター
  • ソート

関数を使ってみる

関数とは、複雑な計算を簡単に行うために準備されているEXCELの機能です。

例えば合計を計算する時に本来であれば「=A2+A3+・・・+A10」と記入しますが、合計を求める関数(SUM関数)を使用すればより簡単で分かりやすい資料となります。

最初に覚えるおすすめ関数は以下です。

  • SUM関数
    合計を求める関数
  • AVERAGE関数
    平均を求める関数
  • ROUND関数
    四捨五入を行う関数

少し慣れたら

  • IF関数
    条件により表示を帰るときに使用する関数
  • VLOOKUP関数
    表を縦方向に検索して、条件と一致したデータを取り出す関数

「仕事で使う」これだけは覚えておきたい、おすすめのEXCEL関数

グラフにチャレンジ

正直言ってグラフは初心者にはハードルが高いような気がしますが、Excelでグラフは簡単に作ることが出来るのでここにリストアップしておきます。

また、数字を表にまとめるだけでなくグラフ化することで資料が見やすくなり問題点を顕在化しやすくなります。

始めたばかりでグラフが作ることができれば、案外と評判が良いかも知れないですね。

グラフの種類は折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど目的に合わせて選択してください。

慣れてきたら複合グラフ、2軸グラフなどにもチャレンジしてください。

EXCEL初心者向け、簡単なグラフの作り方

まとめ

以上が私の職場で実際に求められるEXCELレベルです。

例えば、現場作業から異動になった人やパソコンとは縁のない職場から入社した人などが対象であり、最低限出来て欲しいことです。

もちろんEXCEL経験者となればもっと多くの事を要求されます。

初心者の方は、まずはEXCELを起動して興味を持って少しづつでも良いので覚えて行けば仕事の効率が上がる事は間違いないはずです。

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