「パソコン時短術」、メールテンプレートの使い方

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例えば「昨日の売上金額を上席者へ連絡する」など、決められたメールを毎日送るような作業があると思います。僅かな時間だけど毎日だと手間に感じる、少しでも効率良く仕事を楽に進めたい。

そんな時は「メールテンプレート」を使うと、手間を省くことが出来るのでお勧めです。

メールテンプレートを使うことにより、手間をかけずにメールを作成する事ができます。宛先、件名、メール本文を作成したひな形メールを保存しておき、必要な時に呼び出して利用する機能です。

このページではメールテンプレートの使い方を解説しています。
よろしければ参考にしてください。

※メールソフトは「Outlool 2010」です。

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ひな形を作成する

  1. 新しいメールを開いて「宛先」、「件名」、メール本文を入力します。
  2. 日付などの変更を行う部分は○○などと記入しておくと、後で分かりやすいのでお勧めです。

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ひな形のメールをテンプレートとして保存する

以下の手順でテンプレートとして保存します。

  1. 「ファイル」
  2. 「名前を付けて保存」
  3. 「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート」にして保存します

テンプレートを保存した後は編集中のメールは不要です。
保存しないで終了してください。

保存したテンプレートの呼び出し方法

以下の手順でテンプレートを呼び出します。

  1. 「ホーム」メニューバーから「新しいアイテム」、「その他アイテム」、「フォームの選択」を選びます。
  2. 「フォルダーの場所」を「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」に変更します。
  3. 自分で作成したテンプレートの一覧から必要なものを開きます。

メールを送信する

必要な箇所を修正してメールを送信します。

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