｢パソコン時短術｣、メールテンプレートの使い方

例えば｢昨日の売上金額を上席者へ連絡する｣など、決められたメールを毎日送るような作業があると思います。僅かな時間だけど毎日だと手間に感じる、少しでも効率良く仕事を楽に進めたい。

そんな時は｢メールテンプレート｣を使うと、手間を省くことが出来るのでお勧めです。

メールテンプレートを使うことにより、手間をかけずにメールを作成する事ができます。宛先、件名、メール本文を作成したひな形メールを保存しておき、必要な時に呼び出して利用する機能です。

このページではメールテンプレートの使い方を解説しています。
よろしければ参考にしてください。

※メールソフトは｢Outlool 2010｣です。

ひな形を作成する

1. 新しいメールを開いて｢宛先｣、｢件名｣、メール本文を入力します。
2. 日付などの変更を行う部分は○○などと記入しておくと、後で分かりやすいのでお勧めです。

ひな形のメールをテンプレートとして保存する

以下の手順でテンプレートとして保存します。

1. ｢ファイル｣
2. ｢名前を付けて保存｣
3. ｢ファイルの種類｣を｢Outlookテンプレート｣にして保存します

テンプレートを保存した後は編集中のメールは不要です。
保存しないで終了してください。

保存したテンプレートの呼び出し方法

以下の手順でテンプレートを呼び出します。

1. ｢ホーム｣メニューバーから｢新しいアイテム｣、｢その他アイテム｣、｢フォームの選択｣を選びます。
2. ｢フォルダーの場所｣を｢ファイルシステム内のユーザーテンプレート｣に変更します。
3. 自分で作成したテンプレートの一覧から必要なものを開きます。

メールを送信する

必要な箇所を修正してメールを送信します。