✔ こんな悩みはありますか？
メールやラインを送ったら、なぜか上司が怒っている
文章の書き方が、あまり良くないのかもしれません。
知らないうちに「失礼なメール」を送っている可能性があります。
✔ この記事を書いた人
ながく働いていて、いまの年齢はそこそこです。
若手の教育もやっています。
システム会社から一般企業に転職しました。
社内SEと一般事務を兼任しています。
仕事をしていると多くのメールに目をとおしますよね。
ベテラン社員、若手社員、「メールの書き方」は十人十色です。
そのなかで、「これはちょっと？」と思ってしまうメールをたまに見かけます。
あまり使いたくない表現ですが、「こりゃダメだ！！」と思ってしまうメールです。
ここに書いた内容が残念かどうかは、見る人により異なります。
ですが、そのような見方をする人がいることも事実です。
メールを間違えても、まわりの人はあまり教えてくれませんよね。
気づいていないだけで、相手を不快にさせるメールを送っている可能性があります。
あなたは大丈夫？、ですよね。
今回の記事は、その残念なメールの話をさせていただきます。
少しの時間なので読んでみてください、きっと役に立ちます。
誤字脱字が多い
メールを送る時は必ず一度は見返して、誤字脱字がないように十分注意しましょう。
たまにであれば、誰でもある話で済みます。
いつもの誤字脱字をしているようでは「私は仕事ができません」と言っていることと同じです。
最近見たなかで、いちばんひどい事例
わずか5行の短文なメールで３箇所の誤字脱字がありました。
メールの本文に誤字脱字をみつけると、書いている内容も添付資料も、「大丈夫だろうか？」と疑問を持ってしまいます。
毎週同じ内容のメール送るときに、メール本文をコピペするケースはとくに注意が必要です。
誤字脱字のメールを毎週送ってしまっては、まわりの信用など得られるわけがありません。
- 誤字脱字はメールを送るまえに内容を見直せば、ふせぐことができるはずです。
- 誤字脱字が多いと「仕事ができない人」と思われます。
- メールを送るのは、社内の人だけではないはずです。
- あなたのメールで「○○会社の人は・・・」と言われてしまします。
会社に迷惑をかけないように、十分に気をつけてくださいね。
さらに言い訳をする
少し脱線しますが、つけ加えて言わせてください。
メールだけに限りません、一番の問題はこれです。
間違いを指摘されて、さらに言い訳をする事です。
先日の話ですが、「誤字脱字」が多い若手社員に、「誤字脱字が多いから気をつけるように」と、ちょっとばかり注意しました。
「忙しくて間違えてしまいました、申し訳ありません」という、本当に「言い訳にもならない言い訳」が帰ってきました。
適当な言い訳で、この場を逃れようとしている事が明らかですね。
かしこい人であれば、以下のように回答します。
× 「忙しくて間違いました、申し訳ありません」
○ 「ご指摘ありがとうございます、今後は間違いがないように十分気をつけます」
このような「気のきいた返信」ができる人であれば、そもそも誤字脱字も少ないでしょうけど。
上司や先輩に注意されたら、返しのことばも気をつけましょう。
「適当な言い訳」は、たぶん気づかれていますよ。
文章が丁寧すぎて読みにくい
状況や相手によって違いはありますが、多くの人はメールの冒頭にあいさつ文を入れますよね。
例えば取引先との初メールであれば「丁寧なあいさつ文」が必要だと思います。
○○様
いつも大変お世話様になっております。
早速ですが、○○の件について・・・・・・
ですが、社内の人に同じあいさつ文はどうでしょうか？
「丁寧すぎませんか？」と思ってしまいます。
このあたりは見る人によって違うかもしれませんね。
だけど、「読みにくい」、「くどい」というのが正直なところです。
私は社内メールでは、簡潔なあいさつ文を推奨します。
○○様
お疲れ様です。
○○の件について・・・・・・
この程度十分です。
ちなみに「メールにあいさつ文は必要ない」という意見もあります。
僕は短文でも「あいさつ文は必要」だと考えています。
メールはコミュニケーションのツールであり、あいさつはコミュニケーションの基本です。
あいさつ文を入れることで、文章がやわらかくなり、相手に良い印象を与えると考えています。
不自然に漢字をつかっていて読みにくい
先ほども書きましたが、メールはコミュニケーションを行うためのツールです。
コミュニケーションを正しくおこなうには、相手への思いやりも必要です。
それには読みやすい文章を書く事が大切です。
漢字を使うことが常識と考えているのかも知れません。
ですが、不自然に漢字をつかわれると、読みにくい文章になります。
御手数御掛け致しますけど、宜しく御願い致します。
実際にこのような文章がメールに書かれていました。
「中国語ですか？」と聞きたくなる文章ですよね。
「丁寧すぎる文章」との合わせ技で、とても読みにくい文章のできあがりです。
読みやすい文章の基本はひらがな70％、漢字30％です。
以下のような感じでお願いします。
× 「御手数御掛け致しますけど、宜しく御願い致します」
○ 「お手数かけます、よろしくお願いします」
なぜか命令されているように感じる
なぜか「命令されている」と感じるメールがあります。
以下のような感じです。
○○様
○○株式会社、○○○○の追加注文が入りました。
確認してください。
どうですか？、私はこのようなメールは好きではありません。
「好きではありません」というか「嫌いです」
命令口調で攻撃的に感じます。
悪意はない、とは思いますけど・・・
なぜ命令されているように感じるのか？
- 「○○してください」はていねいな言葉だけど、実際は命令語である
- あいさつ文がないことで、文章が事務的で冷たく感じる
実は「○○してください」は命令語です。
丁寧なことばで間違えやすいですが、目上の人につかう言葉ではありません。
メールでなく、対面で目上の人にお願いするとき、「○○してください」なんて使いませんよね。
私なら「○○を頼んでも大丈夫ですか？」、とたずねますね。
「○○してください」は命令語ですよ。
「ください」は「くださる」の命令形、「くださる」は動詞「くれる」の尊敬語
上記の例での「確認してください」は、「確認してくれ」を尊敬語にしたものです。
「丁寧な言葉で命令している」という結果になり、相手によっては不快に感じさせることとなります。
それに合わせて、上記の例ではあいさつ文がありません。
文章が事務的で冷たい印象があります。
さらに命令形の「ください」を使っていることにより、不快なメールになっています。
簡単なあいさつ文とクッションとなる言葉を使うだけで、全体のイメージが変わります。
○○様
お疲れ様です。
○○株式会社、○○○○の追加注文が入りました。
お手数ですが、確認してください。
よろしく願いします。
- 「お疲れ様です」と簡単なあいさつを入れる。
- 「お手数ですが」、「よろしくお願いします」などのクッションとなる言葉を入れる。
このようにして文章をやわらかくすれば、印象が大きくかわります。
まとめ
僕の会社でのNGメールを紹介しました。
今の時代、メールでのコミュニケーションは必須スキルです。
これを機会に「ビジネスメールの書き方」を学習することをおすすめします。
このページの事例は実際の出来事です。
現実にこのようなメールが原因で、取引先の信用を落とすなどの問題が発生しています。
企業教育などで「ビジネス文章の書き方」を学ぶ機会はあまり多くありません。
僕もそうですが、知らないうちに客先や上司に、失礼なメールを送っているかもしれません。
あなたはどうですか？
相手を不快にさせないメールを送っている自信はありますか？
誤字脱字など、誰も教えてくれませんよ。
ビジネスメールを学ぶメリットはこれです。
- 不適切なメールでの心配やトラブルがなくなる
- 仕事のスピードが上がる
- 周りの人に差をつけることが出来る
- もしも転職や副業など、必要なときに役にたつ
メールでのトラブルがないように、また今と将来の自分のために、「ライティングスキル」を身につけましょう。
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ビジネスメールの書き方を身につけるのは、現在のビジネスマンの必須スキルです。
思い込みのメールで相手はもちろん、職場の上司や同僚に迷惑かけてはいけません。
今の自分と将来の自分のためにライティングスキルを身につけましょう。
